Privacyverklaring

Privacyverklaring KSA Poperinge

KSA Poperinge hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hieronder geven we heldere en transparante informatie over wat we met je gegevens doen. KSA Poperinge houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als KSA Poperinge zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor KSA Nationaal vzw. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die wij voor onze koepel opvragen.

Als je vragen hebt over de verwerking van je gegevens kan je contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

KSA Poperinge

Onze-Lieve-Vrouwkruisstraat 3 8970 Poperinge

hoofdleidingksapops@gmail.com

KSA Nationaal vzw

Vooruitgangstraat 225

1030 Schaarbeek

info@ksa.be

Waarom verwerkt KSA Poperinge persoonsgegevens? Over welke gegevens gaat het?

Persoonsgegevens worden door KSA Poperinge verwerkt en gebruikt voor verschillende doeleinden:

  • voor deelname aan onze activiteiten;
  • om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en algemene mails;
  • om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van onze leden;
  • voor het bekomen van subsidiëring door de overheid;
  • voor archiefdoeleinden

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
  • Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, dieetvereisten
  • Beeldmateriaal
  • Gegevens eigen aan onze werking: lidnummer, leeftijdsgroep, deelname aan activiteiten, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
  • Medische gegevens: aandoeningen of allergieën waar we rekening mee moeten houden, bijzondere aandachtspunten

Persoonsgegevens worden door KSA Nationaal vzw verwerkt en gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • om je aan te sluiten bij onze jeugdbeweging en je te verzekeren;
  • om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en het leden- en leidingstijdschrift;
  • voor het bekomen van subsidiëring door de overheid
  • voor archiefdoeleinden

Geef je mijn gegevens door aan derden?

We kunnen bepaalde gegevens doorgeven aan de lokale overheid binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.

Daarnaast kunnen we de gegevens die je aan ons bezorgt doorgeven aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • de hosting van onze website.

Met die partijen maken wij daarover uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven je gegevens niet door voor commerciële doeleinden.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

We bewaren je persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de doeleinden van de privacyverklaring. Probeer hier concrete termijnen te geven, hier kan je onderscheid maken tussen verschillende doeleinden: hoe lang bewaar je inschrijvingsformulieren, medische fiches, ledenlijsten, .. Het inschrijvingsformulier en de medische fiche zullen elk jaar een update krijgen waardoor je bij de start van elk werkjaar met de nieuwste versie aan de slag kunt gaan. Ons lijkt het dus aangewezen om al deze documenten gedurende één werkjaar te bewaren.

Zijn mijn gegevens goed beveiligd?

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo is ons digitaal ledenbestand Digit enkel toegankelijk via een persoonlijke login. Onze hele leidingsgroep is ingelicht over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en houdt zich aan de afspraken die we hier omtrent maakten. Leg hier eventueel uit welke afspraken je binnen de leidingsgroep maakte rond het bewaren van ledenlijsten en medische fiches en het beschermen van digitale bestanden of andere zaken.

Wat zijn mijn rechten rond mijn gegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen. Als lid van KSA kan je bijvoorbeeld zelf je gegevens in Digit inkijken en aanpassen. Wil je je rechten uitoefenen, dan staat hierboven hoe je contact met ons kan opnemen.

Wat als ik vragen heb?

Heb je een vraag over de verwerking van je gegevens, neem gerust contact op met ons of met KSA Nationaal vzw. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. We hopen echter dat het zo ver niet moet komen en dat eventuele problemen eerst binnen KSA besproken en opgelost kunnen worden.

Slotopmerkingen

KSA Poperinge kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Grondige wijzigingen zullen we steeds aankondigen om website (www.ksapops.be) . Onderaan dit document vermelden we wanneer de verklaring het laatst werd aangepast.

Versie 1.0, laatst gewijzigd op 24/08/18

Beknopte privacyverklaring KSA Poperinge

  • Plak dit op formulieren waarbij je persoonsgegevens opvraagt als verwijzing naar je algemene privacyverklaring.

Je persoonsgegevens en die van je kind worden verwerkt door KSA Poperinge, Duinkerkestraat 57 8970 Poperinge, hoofdleidingksapops@gmail.com. 

We gebruiken die gegevens voor ons ledenbeheer en om je op de hoogte te houden van onze activiteiten en werking.
Meer info over ons beleid rond gegevensverwerking en hoe je je rechten kan uitoefenen vind je via link naar privacyverklaring op je website.

Lid worden van KSA Poperinge betekent automatisch ook lid worden van KSA Nationaal vzw.
In het kader van ledenbeheer, verzekering en het verzenden van het leden-en leidingstijdschrift geven wij identificatie- en contactgegevens door aan KSA Nationaal vzw, Vooruitgangstraat 225, 1030 Schaarbeek, info@ksa.be.
Meer info vindt u op www.ksa.be/privacyverklaring.